|
Excel в качестве базы данных глазами менеджера
Появление нового проекта – это
всегда работа с данными. Будь то учет или просто статистика, данные часто
формируют в виде таблиц. Программное обеспечение электронных таблиц довольно
распространенный инструмент среди офисного персонала. Но вот, используется ли
оно по назначению? – это не всегда так.
В большинстве случаев электронная таблица служит не для
расчетов, а для хранения статических данных.
Вы, как менеджер, решили
сэкономить денег на разработке программного обеспечения для вашего проекта.
Вы посчитали, что дешевле будет использовать уже имеющийся
в наличие Microsoft
Excel.
Распланировав структуры данных (таблиц), Вы оповестили сотрудников проекта о
файлах, с которыми им нужно будет работать.
Вы выбрали правильное решение, если:
1.
Проект четко имеет сроки, и после окончания
данные изменяться не будут.
2.
Количество сотрудников, которые одновременно
будут работать с файлами, не превышает пяти.
3.
Все сотрудники находятся в одном офисе.
4.
Вы следите за тем, чтобы таблицы имели «правильную»
структуру.
Например, в будущем масштаб и
сроки Вашего проекта увеличатся. Количество сотрудников изменится в большую
сторону, и возможно, изменится их территориальное расположение. Это повлечет за
собой дублирование файлов и использование механизмов синхронизации.
Вскоре, Вы замечаете, что данные
в файлах растут очень быстро. А само их открытие занимает больше времени.
Программа электронных таблиц начинает работать не стабильно.
Если Вы используете
Microsoft
Excel из
офисного пакета XP, то не комфорт в работе с большими таблицами Вы заметите в
момент превышения файла 5 Мб. Если параметры Вашего компьютера незначительно
превышают рекомендуемые параметры использования программы
Microsoft
Excel
XP, то не комфорт Вы заметите на 3Мб.
Microsoft
Excel 2007
поддерживает работу с таблицей в 1 миллион строк.
Но спасет ли это
Вас?
Возможно.
Но если масштаб проекта не
уменьшается, то лучшим решение будет использовать клиент-серверное приложение.
И, наконец, Вы решили обратиться к разработчику в лице другой компании.
За все время существования
проекта Ваша компания заработала некую сумму денег, в которую также были
включены Ваши экономии. Вы
сэкономили деньги на разработке приложения при зарождении проекта. Но теперь,
какой процент от общей прибыли Вам предстоит потратить на разработку решений,
зависит от структуры и форматирования таблиц.
Пример:
(данные были взяты приблизительно,
для демонстрации смысла статьи)
За 6 месяцев
проекта Вы заработали $20 000. На разработке ПО в начале проекте Вы сэкономили
около $5 000.
Через 6
месяцев после старта проекта Вы обратились к компании-разработчику за услугой.
Проанализировав Ваши требования и текущее состояние файлов с данными,
компания-разработчик выставила следующие цены: $10 000 за проектирование системы.
И $15 000 - $20 000 в случае
хаотичной структуры таблиц с данными.
Таким
образом, Вы потратили на разработку ПО в 2-4 раза больше денег, чем предполагали
вначале.
Сэкономив вначале, Вы выиграете в конце в следующих случаях: хорошая
прибыль от проекта, стабилизация модели данных проекта и педантичность в
таблицах
Excel.
Структура таблиц могла меняться в течение всего проекта, так как на
начальном этапе проекта, не всегда известна полная модель данных.
Применив
Excel в качестве базы
данных, Вы должны следить за развитием данных проекта, и в нужный момент перейти
на клиент-серверное решение. Если Вы видите, что модель данных проекта четко
стабилизировалась, то смело откажитесь от
Excel.
14.08.2008
Серенко Максим
Simplect™
|